Atribuţiile Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor

02.10.2023
Serviciul Evidenţa Persoanelor:

Atributii:

a) Organizează activitatea de eliberare a actelor de identitate şi a cărţilor de alegător, sens în care primeşte, analizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea cărţilor de identitate, stabilirea, restabilirea ori schimbarea domiciliului, precum şi acordarea vizei de reşedinţă, în conformitate cu prevederile legale;

b) Pentru îndeplinirea întocmai a atribuţiilor şi sarcinilor de competenţă, răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de evidenţă a persoanelor;

c) Înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;

d) Răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formularele necesare eliberării actelor de identitate;

e) Colaborează cu fomaţiunile de poliţie, organizând în comun acţiuni şi controale la locuri de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri şi alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidenţă a populaţiei, precum şi a celor urmărite în temeiul legii;

f) Asigură aplicarea menţiunilor corespunzătoare în actele de identitate ale cetăţenilor faţă de care s-a luat măsura interdicţiei de a se afla în anumite localităţi sau de a părăsi localitatea de domiciliu;

g) Identifică - pe baza menţiunilor operative - elementele urmărite, cele cu interdicţia prezenţei în anumite localităţi, etc. şi anunţă unităţile de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun;

h) Înmânează actele de identitate titularilor care au solicitat eliberarea acestora;

i) Actualizează Registrul primar de evidenţă a populaţiei cu informaţiile din cererile cetăţenilor pentru eliberarea actului de identitate, precum şi din comunicările autorităţilor publice prevăzute de lege;

j) Desfăşoară activităţi de primire, examinare şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor;

k) Asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce la revin, în temeiul legii;

l) Formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru, etc.

m) Întocmeşte situaţiile statistice, sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual, în cadrul serviciului, precum şi procesele-verbale de scădere din gestiune;

n) Răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei specifice;

o) Soluţionează cererile formaţiunilor operative din M.A.I., S.R.I., S.P.P., Justiţie, Parchet, M.Ap.N., persoane fizice şi juridice, privind verificarea şi identificarea persoanelor fizice;

p) Organizează, asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii, evidenţele locale;

q) Eliberează acte de identitate persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, precum şi celor aflate în arestul unităţilor de poliţie ori în unităţi de detenţie din zona de responsabilitate;

r) Acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unităţi sanitare, ce nu posedă asupra lor acte de identitate;

s) Asigură securitatea documentelor serviciului.

Biroul Stare Civilă:

Atributii:

a) Întocmeşte, la cerere sau din oficiu - potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces şi eliberează certificate doveditoare;

b) Înscrie menţiuni, în condiţiile legii şi ale metodologiilor, pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registre, exemplarul I sau II, după caz;

c) Pentru îndeplinirea întocmai a atribuţiilor şi sarcinilor din competenţă, răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de stare civilă;

d) Înregistrează toate cererile în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;

e) Răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formulare;

f) Eliberează extrase de pe actele de stare civilă, la cererea autorităţilor, precum şi dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă, la cererea persoanelor fizice;

g) Trimite structurii informatice din cadrul serviciului, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, comunicările nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vârstă de 0-14 ani, precum şi actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut acte de identitate;

h) Trimite centrelor militare, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, livretul militar sau adeverinţa de recrutare a persoanei supuse obligaţiilor militare;

i) Întocmeşte buletine statistice de naştere, de căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institutului Naţional de Statistică pe care le trimite, lunar, Direcţiei Judeţene de Statistică;

j) Ia măsuri de păstrare în condiţii corespunzătoare a registrelor şi certificatelor de stare civilă pentru a evita deteriorarea sau dispariţia acestora;

k) Atribuie codul numeric personal, pe baza listelor de coduri precalculate, pe care le arhivează şi le păstrează în condiţii depline de securitate;

l) Propune anual necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul următor, şi îl comunică serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a pesoanelor;

m) Se îngrijeşte de reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civilă pierdute ori distruse - parţial sau total - după exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise;

n) Ia măsuri de reconstituire sau întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, în cazurile prevăzute de lege;

o) Înaintează serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data când toate filele registrului au fost completate, după ce au fost operate toate menţiunile din exemplarul I;

p) Sesizează imediat serviciului judeţean de specialitate în cazul dispariţiei unor documente de stare civilă cu regim special;

r) Primeşte cererile şi efectuează verificări cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă şi transcrierea certificatelor de stare civilă procurate din străinătate;

s) La solicitarea instanţelor, efectuează verificări cu privire la anularea, completarea, rectificarea ori modificarea actelor de stare civilă, declararea dispariţiei sau morţii pe cale judecătorească şi înregistrarea tardivă a naşterii;

t) Desfăşoară activităţi de primire, examinare, evidenţă şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor;

u) Asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce-i revin în temeiul legii;

v) Formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru, etc.;

x) Întocmeşte situaţiile statistice, sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual în cadrul serviciului public local, precum şi procesele- verbale de scădere din gestiune;

y) Răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei;

z) Execută acţiuni şi controale cu personalul propriu sau în colaborare cu formaţiunile de ordine publică, în unităţile sanitare şi de protecţie socială, în vederea depistării persoanelor a căror naştere nu a fost înregistrată în registrele de stare civilă şi a persoanelor cu identitate necunoscută;

w) Colaborează cu formaţiunile de poliţie pentru identificarea unor cadavre şi persoane cu identitate necunoscută, precum şi a părinţilor copiilor abandonaţi.

Compartimentul Informatică, Relaţii cu publicul şi Secretariat

Atributii:

a) Actualizează registrul permanent de evidenţă a populaţiei locale cu datele privind persoana fizică în baza comunicărilor înaintate de ministere şi alte autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale, precum şi a documentelor prezentate de către cetăţeni cu ocazia soluţionării cererilor acestora;

b) Preia în Registrul permanent de evidenţă a populaţiei datele privind persoana fizică în baza comunicărilor nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vârstă de 0-14 ani, precum şi actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut acte de identitate;

c) Preia imaginea cetăţenilor care solicită eliberarea actelor de identitate şi a paşapoartelor;

d) Actualizează datele şi pregăteşte lotul în vederea producerii cărţilor de identitate;

e) Copiază pe dischete sau CD lotul cu cererile pentru producerea cărţilor de identitate şi a paşapoartelor şi completează fişa de însoţire a lotului şi celelalte evidenţe;

f) Operează în baza de date locală data înmânării cărţii de identitate;

g) Execută activităţi pentru întreţinerea preventivă a echipamentelor din dotare;

h) Evidenţiază incidentele de hard-soft şi de aplicaţie;

i) Clarifică neconcordanţele dintre nomenclatorul arterelor de circulaţie şi situaţia din teren, respectiv din documentele cetăţenilor;

j) Rezolvă erorile din baza de date locală (constatate cu ocazia unor verificări sau semnalate de alţi utilizatori);

k) Salvează şi arhivează pe suport magnetic fişierul de imagini pentru loturile de cărţi de identitate;

l) Furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi de către cetăţeni, în cazul în care sunt necesare prelucrări de date în sistem informatic;

m) Întocmeşte listele electorale permanente;

n) Administrează reţeaua şi domeniul informatic pe probleme de competenţa serviciului public comunitar local;

o) Desfăşoară activităţi de studiu şi documentare tehnică, în scopul cunoaşterii tehnologiilor în domeniul informatic şi a posibilităţilor de implementare a acestora în cadrul sistemului informatic local;

p) Colaborează cu specialiştii structurilor informatice interconectate la bazele de date comune ale Ministerului Administraţiei şi Internelor, în vederea asigurării utilizării datelor în conformitate cu prevederile legale;

r) Execută operaţii de instalare a sistemelor de operare a software-ului de bază şi de aplicaţie pe echipamentele de calcul care compun sistemul informatic local şi participă la depanarea şi repunerea în funcţiune a echipamentelor de calcul, împreună cu specialiştii firmei care asigură asistenţa tehnică, în cadrul contractelor de service al echipamentelor de calcul, de comunicaţie şi software;

s) Asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi ia măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi secrete de serviciu;

t) Execută alte sarcini dispuse de conducerea serviciului.

În domeniul analiză-sinteză, secretariat şi relaţii cu publicul:

a) Primeşte, înregistrează şi ţine evidenţa ordinelor, dispoziţiilor, instrucţiunilor, regulamentelor, ştampilelor şi sigiliilor, asigurând repartizarea lor în cadrul serviciilor;

b) Verifică modul în care se aplică dispoziţiile legale cu privire la apărarea secretului de stat şi de serviciu, modul de manipulare şi de păstrare a documentelor secrete;

c) Organizează şi asigură întreţinerea, exploatarea şi selecţionarea fondului arhivistic neoperativ constituit la nivelul serviciului, în conformitate cu dispoziţiile legale în materie;

d) Asigură înregistrarea intrării/ieşirii tuturor documentelor şi clasarea acestora în vederea arhivării;

e) Repartizează corespondenţa, o predă după executarea operaţiunilor de înregistrare în registrele special destinate;

f) Expediază corespondenţa;

g) Asigură primirea şi înregistrarea petiţiilor şi urmăreşte rezolvarea acestora în termenul legal;

h) Organizează şi desfăşoară activitatea de primire în audienţă a cetăţenilor de către conducerea serviciului sau lucrătorul desemnat;

i) Centralizează principalii indicatori realizaţi, verifică modul de îndeplinire a sarcinilor propuse şi întocmeşte sintezele, situaţiile comparative şi analizele activităţilor desfăşurate periodic;

j) Transmite serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor sintezele şi analizele întocmite;

k) Asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al serviciului din documentele rezultate din activitatea de profil.
Creat cu pasiune de 
IT Live